Aplikacja mobilna w Twojej firmie

O tym, że odpowiednio skonstruowane procesy i prawidłowo dobrane narzędzia potrafią usprawnić funkcjonowanie firmy, nie trzeba nikogo przekonywać. W dzisiejszych czasach takimi narzędziami w przeważającej większości są zaprojektowane pod konkretne potrzeby rozwiązania informatyczne. Od razu przychodzi na myśl oprogramowanie biurowe, arkusze kalkulacyjne, ogromne i rozbudowane narzędzia księgowo-magazynowe dla firm prowadzących sprzedaż, pakiety projektowe dla biur architektonicznych. Ale czy to wszystko?

Tych stricte „informatycznych” sposobów na optymalizację i usprawnienie procesów w firmie często warto poszukać również wśród mniej oczywistych rozwiązań. Może aplikacja mobilna? Aplikacja dedykowana dla całej Twojej firmy lub dla jednego z jej działów? A może aplikacja wspomagająca mniejszy, niezależny obszar działalności przedsiębiorstwa? Wszystko zależy od wielkości firmy, charakteru jej działalności, sposobu w jaki funkcjonuje. Pomysłów może być mnóstwo, ale ich odpowiednia selekcja i realizacja z dużym prawdopodobieństwem przyniesie oczekiwane korzyści.

Aplikacje mobilne pozwalają zautomatyzować wybrane czynności. Umożliwiają wprowadzenie  dodatkowych mechanizmów weryfikacyjnych i kontrolnych, algorytmów liczących. Ułatwiają gromadzenie i przetwarzanie dodatkowych statystyk. Poprawiają kontrolę kierownictwa nad zespołem, ułatwiają kontakt, pomagają wychwytywać nadużycia. Zdejmują z pracowników część żmudnej papierologii, związanej z czynnościami raportującymi. Ograniczają ilość danych potrzebnych do wprowadzenia, narzucają im odpowiednie ramy i wstępnie walidują, zmniejszając przy tym ryzyko popełnienia błędu. Aplikacje mogą też usprawnić Twój kontakt z klientem, umożliwić mu kontrolę postępów prac, jeśli charakter Twojej działalności na to pozwala. 

 

Pomysł na aplikację

Zastanów się, czy w Twojej firmie są obszary, w których takie mobilne narzędzie dostępne dla pracowników (lub Twoich klientów) mogłoby znaleźć zastosowanie? Pomyśl, jakie problemy można byłoby dzięki takiej aplikacji rozwiązać. W jaki sposób aplikacja mogłaby odciążyć Ciebie lub Twoich pracowników, jakie czynności mogłaby usprawnić / zautomatyzować? Nie myśl w tej chwili o tym, czy Twoje pomysły są możliwe do zrealizowania przez programistów. Skup się na korzyściach możliwych do osiągnięcia i sposobach, w jakich aplikacja miałaby w tym pomóc.

 

Co dalej?

Teraz, mając już wstępną wizję aplikacji i jej zadań, powinieneś ją przedyskutować z kimś, kto skonfrontuje Twoje oczekiwania z możliwościami technicznymi. W meetmedia taką osobą jest analityk. Analityk na podstawie własnej wiedzy i doświadczenia oraz będąc w stałym kontakcie z zespołem programistycznym, zweryfikuje cały Twój plan i zaproponuje konkretne i optymalne rozwiązania techniczne. Jeśli coś okaże się niemożliwe do zrealizowania, wspólnie znajdziecie alternatywę. Jeśli jakieś zadanie okaże się karkołomne i efekt pracy będzie nieadekwatny do czasu i poniesionych kosztów, analityk zwróci Ci na to uwagę i zaproponuje tańsze opcje. Celem tych dyskusji będzie nadanie Twojemu pomysłowi ostatecznego kształtu, popartego technologią i konkretnymi sposobami na jego realizację.

 

Przykład realizacji

Na przełomie 2018 i 2019 roku podjęliśmy współpracę z firmą Firetech zajmującą się szeroko pojętą inżynierią pożarową. Jednym z obszarów działalności firmy są regularne przeglądy techniczne sporej sieci hydrantów w Warszawie. Obszar, jaki firma musi skontrolować, wymaga codziennej pracy w terenie kilkunastu dwuosobowych zespołów. Każdy z hydrantów musi zostać zlokalizowany, w szczegółowy sposób sprawdzony, a wyniki ekspertyzy muszą być szczegółowo udokumentowane przez serwisantów.

 

 

Zakładając tradycyjny model realizacji tego typu zleceń, praca zespołu serwisowego wyglądałaby następująco:

Na porannej odprawie osoba nadzorująca przygotowuje listę dwuosobowych zespołów, spośród osób będących w pracy. Dla każdego zespołu przygotowywana jest lista hydrantów, które muszą sprawdzić. Dla każdego hydrantu należy podać dokładny adres. Osoba nadzorująca musi zadbać o to, aby hydranty wybrane dla każdego z zespołów były w pobliżu siebie, aby zespoły nie traciły czasu na nadmierne przemieszczanie się. Osoba nadzorująca musi też uwzględnić to, które hydranty zostały już poprawnie sprawdzone w dniach poprzednich. Sporo papierowej pracy i jeszcze więcej straconego czasu.

Po odprawie zespoły wyruszają na miasto. Mają do dyspozycji adresy hydrantów, do których muszą trafić. Dysponują tylko ich listą, nie znają relatywnych położeń na mapie, więc nie mogą optymalnie zaplanować kolejności serwisowania. Serwis każdego hydrantu odbywa się zgodnie z opracowanym schematem działania. Schemat odtwarzany za każdym razem z kartki lub z głowy – paradoksalnie z każdym kolejnym hydrantem rośnie ryzyko pomyłki i pominięcia któregoś z kroków. Hydrant musi zostać sfotografowany, a wszystkie odstępstwa od normy muszą zostać udokumentowane pisemnie.

Po powrocie, wszystkie sporządzone na wyprawach dokumenty i zdjęcia muszą zostać zebrane i odpowiednio skatalogowane. Kolejny pracownik firmy musi przeanalizować skatalogowane dokumenty i wyselekcjonować hydranty wymagające serwisowania lub innych działań.

 

 

A teraz kilka słów o tym, jak wygląda praca zespołu przy wykorzystaniu aplikacji mobilnej, którą przygotowaliśmy na potrzeby serwisowania hydrantów:

Na porannej odprawie każdy dwuosobowy zespół otrzymuje smartfon z zainstalowaną i uruchomioną aplikacją. Każdy zespół samodzielnie loguje się do aplikacji podając swoje imiona i numer urządzenia pomiarowego. Na podstawie wprowadzonych danych oraz późniejszej aktywności i lokalizacji telefonów automatycznie generowane są zestawienia podsumowujące dzienną pracę zespołów – bez żadnego udziału dodatkowych pracowników w biurze. Zespoły otrzymują wskazówki, w który rejon miasta mają się udać, aby ze sobą nie kolidować i ruszają w trasę.

Aplikacja sugeruje serwisantom na mapie najbliższe hydranty, planując w ten sposób najbardziej optymalną kolejność serwisowania. Aplikacja wskazuje tylko te hydranty, które jeszcze nie zostały sprawdzone. Gdy zespół odnajdzie hydrant, wybiera go na mapie w aplikacji. Aplikacja krok po kroku przeprowadza serwisanta przez wszystkie czynności, wydając polecenia i zadając pytania na ekranie. Wszystkie wykonane fotografie, udzielone odpowiedzi, wyjaśnienia są automatycznie zapisywane w odpowiednich zestawieniach. Na koniec hydrant znika z mapy jako już sprawdzony.

Na koniec dnia zespoły wracają do firmy i zdają otrzymane urządzenia. Nikt nie musi dodatkowo analizować czy segregować zebranych danych, wszystko jest katalogowane w sposób automatyczny na bieżąco podczas pracy zespołów.

Co dodatkowo istotne, osoba nadzorująca przez cały dzień pracy ma wgląd na to, gdzie znajdują się poszczególne ekipy i jakie są wyniki dokonywanych na bieżąco ekspertyz. Wszystkie zebrane dane może eksportować do wygodnych dla dalszego przetwarzania formatów, np. do arkusza Excel.

 

Jakie korzyści?

Na pokazanym przykładzie różnice między jednym, a drugim trybem pracy widać bardzo wyraźnie. Firma Firetech, dzięki wdrożeniu aplikacji, znacznie zwiększyła efektywność wykonywanych przeglądów – nie tracąc jednocześnie na jakości świadczonych usług. Fakt ten podkreśla list referencyjny, który otrzymaliśmy w wyniku udanej współpracy.

 


Inne artykuły