Uruchamiamy platformę sprzedażową B2B dla Grupy WITKO

Platformy e-commerce projektowane dla firm o ugruntowanej wieloletniej pozycji na rynku zawsze stanowią dla nas spore wyzwanie z kilku względów. Dokładna analiza wymagań oraz zaprojektowanie i dostarczenie wartościowego produktu wymagają od nas pełnego zrozumienia specyfiki – nierzadko skomplikowanej - i niuansów biznesu oraz branży, w której działa klient. Przedsiębiorstwa tego typu posiadają zazwyczaj bardzo rozbudowaną bazę produktową z mnóstwem informacji do zaimportowania, przetworzenia, odpowiedniego skatalogowania i czytelnej prezentacji. Kolejnym wyzwaniem jest dla nas zrozumienie i opanowanie sposobów organizacji pracy w firmie, przepływu danych, procesowania zamówień, zarządzania ofertą produktową. Przedsiębiorstwa przez lata działalności rozwijają swoje schematy działania, procesy w które my – jako producent oprogramowania – musimy się wpasować ze swoim rozwiązaniem. Jeszcze inny problem to infrastruktura techniczna oraz kluczowe oprogramowanie, z którego korzystają pracownicy w firmie i z którym nasz system musi prawidłowo się komunikować. To wszystko – i wiele innych pominiętych tutaj aspektów – czyni realizację platform sprzedażowych bardzo wymagającą pod kątem analitycznym i projektowym.

 

O naszym kliencie

Nie inaczej było w przypadku Grupy WITKO, dla której podjęliśmy się kompleksowej realizacji platformy sprzedażowej B2B. Grupa WITKO to polska firma obecna na rynku od 30 lat, zajmująca się kompleksowym wyposażaniem laboratoriów chemicznych.

Oferta grupy obejmuje blisko milion produktów ponad siedmiuset producentów, w tym: aparaturę oraz sprzęt laboratoryjny, odczynniki chemiczne, akcesoria i materiały eksploatacyjne. Dzięki wykwalifikowanym specjalistom Grupa WITKO z powodzeniem projektuje i rozwija nowoczesne i zaawansowane technologicznie rozwiązania, oferując przy tym specjalistyczną pomoc i doradztwo. Tego samego przedstawiciele Grupy oczekiwali od nas, jako dostawcy oprogramowania.

 

Cel, założenia i problemy

Najprościej ujmując, celem naszego Klienta było uruchomienie narzędzia dla partnerów biznesowych, pozwalającego na wygodny przegląd oferty oraz regularne dokonywanie zakupów.  Oferta firmy dotąd prezentowana była w regularnie publikowanych katalogach, sprzedaż natomiast realizowana była tradycyjnymi metodami, z pominięciem kanału sprzedaży internetowej.

Punktem wyjścia naszych działań była obszerna specyfikacja wymagań, obejmująca istotne i wrażliwe aspekty funkcjonowania firmy w zakresie:

  • oferty produktowej, jej strukturyzacji i skatalogowania, sposobów parametryzacji i wyszukiwania, współpracy z zewnętrznymi producentami oraz metod bieżącej synchronizacji danych produktowych i stanów magazynowych;
  • sposobów przechowywania i prezentacji dodatkowych materiałów i informacji uzupełniających ofertę produktową;
  • partnerów mających uzyskać dostęp do platformy, sposobów ich klasyfikacji i weryfikacji, hierarchii dostępu i uprawnień oraz sposobów wzajemnego nadzorowania prowadzonych działań ofertowych i zakupowych;
  • pozyskiwania, agregowania i procesowania zamówień oraz używanych ku temu narzędzi;
  • fakturowania i generowania dokumentów sprzedażowo-magazynowych;
  • przygotowywania ofert elektronicznych dla partnerów B2B oraz różnic między poszczególnymi typami ofert;

Nasza analiza obejmowała wszystkie wymienione aspekty, uwzględniając dodatkowo liczne prośby i propozycje konkretnych rozwiązań przygotowane przez Klienta, których solidną podstawą były lata pracy i doskonała znajomość specyfiki własnego biznesu i pracowników.

Największymi problemami z naszego punktu widzenia, z którymi musieliśmy się zmierzyć, były:

  • Opracowanie mechanizmów umożliwiających regularną synchronizację blisko miliona kartotek produktowych z zewnętrznymi bazami producentów i bazami SAP, wraz z odpowiednim umieszczeniem w drzewach katalogowych struktury strony i z uwzględnieniem dodatkowych atrybutów produktów zależnych od miejsca w strukturze. Poziom skomplikowania dotychczasowego sposobu agregacji tych danych wymagał od nas dokładnego zrozumienia specyfiki oferowanych przez Klienta produktów, mimo uprzedniego braku styczności z tą branżą.
  • Integracja całego procesu zakupowego platformy z wewnętrznym systemem SAP używanym od lat w firmie, począwszy od rejestracji klientów, przez ofertowanie, a na składaniu zamówień i fakturowaniu kończąc. Kluczowym warunkiem było uzyskanie wysokiego poziomu niezawodności również w sytuacjach chwilowej niedostępności lub innych problemów technicznych po stronie infrastruktury wewnętrznej w firmie.
  • Zrozumienie niepłaskiej struktury użytkowników oraz poziomów dostępu i uprawnień dla bogatej bazy partnerów B2B, oraz podległych im pracowników.

 

Dobór technologii i rozwiązań

Z uwagi na bardzo indywidualny zakres funkcjonalny i specyficzną strukturę platformy, oprogramowanie dla Grupy WITKO zostało przez nas zaprojektowane od podstaw przy wykorzystaniu sprawdzonych technologii gwarantujących dużą elastyczność i swobodę działania. Takie podejście pozwoliło nam opracować i wdrożyć rozwiązania idealnie dopasowane do charakteru działalności naszego Klienta z dbałością o aspekty bezpieczeństwa od samego początku procesu tworzenia.

W przypadku platform B2B z wydzielonym dostępem do skończonej liczby partnerów biznesowych, dość dobrze jesteśmy w stanie oszacować przewidywany ruch na stronie. To pozwala nam tak dobrać technologię, aby nie stanowiła wąskiego gardła w przyszłości, a jednocześnie nie generowała niepotrzebnych nakładów m.in. na infrastrukturę i utrzymanie. Tak było również w tym przypadku.

Z uwagi na duży zakres współpracy między naszym oprogramowaniem, a wewnętrznym systemem SAP w firmie, musieliśmy zadbać o bezpieczeństwo tej integracji. Po pierwsze ze względu na wrażliwość przesyłanych danych, a po drugie na bezwarunkową konieczność zachowania spójności i integralności danych przechowywanych w bazie SAP. Aby osiągnąć ten cel, oprócz głównego systemu bazodanowego oprogramowanie korzysta również z dodatkowych, pośredniczących baz danych odpowiadających za bezpieczną współpracę z SAP.

Jednym z założeń aplikacji była konieczność stałej synchronizacji ogromnej bazy produktowej z zewnętrznymi bazami danych producentów. Przewidzieliśmy zarówno mechanizmy umożliwiające administratorom inicjowanie długotrwałych importów „ręcznie” z poziomu panelu administracyjnego, jak również synchronizację „w tle”, wykonywaną przez odrębne, dodatkowe, specjalnie ku temu przeznaczone programy. Długotrwałe operacje są w sposób automatyczny dzielone na mniejsze etapy i wykonywane w odpowiednich odstępach dla zachowania stabilności urządzeń serwerowych.

 

Podsumowanie

W rezultacie naszych kilkumiesięcznych prac analitycznych, projektowych, graficznych i programistycznych, przeplatanych mnóstwem dodatkowych dyskusji i ustaleń z Klientem, powstała aktywnie działająca platforma sprzedażowa pod adresem https://www.witko.com.pl. Efektywność, jakość oraz zgodność dostarczonych rozwiązań z oczekiwaniami potwierdzają pisemne referencje Dyrektora ds. Rozwoju Grupy WITKO p. Jacka Dygasa.

 


Inne artykuły